બિઝનેસ પત્રવ્યવહાર સાથે પ્રથમ પરિચયમાં છાપ પ્રાપ્ત થઈ શકે છે કે આ સિસ્ટમ ખૂબ જટિલ છે. વાસ્તવમાં, વ્યવસાય અક્ષરોના વિવિધ પ્રકારના વ્યવસ્થિત રીતે ક્રિયાપ્રતિક્રિયામાં વ્યક્તિગત જરૂરિયાતોને અનુરૂપ છે.
સહકાર પર વ્યાપાર પત્ર
સંભવિત ભાવિ ભાગીદારો વચ્ચે પ્રથમ પુલ, એક નિયમ તરીકે, સહકાર પરનું વ્યાપાર પત્ર છે. બે કંપનીઓના પ્રતિનિધિઓ પહેલાથી પરિચિત અને વાટાઘાટો શરૂ કરી શકે છે, પરંતુ સત્તાવાર સંપર્ક સહકાર પર પત્ર હશે.
આ દસ્તાવેજ માટે મહત્વપૂર્ણ બિંદુઓ:
- કોઈ ચોક્કસ વ્યક્તિને અપીલ કરવી;
- બેઠક અથવા આ પેઢી વિશેની માહિતીના સ્રોતનો સંદર્ભ;
- બાબતના પદાર્થનો સારાંશ;
- કોષ્ટકો, ભાવ અને અન્ય વધારાની માહિતી એપ્લિકેશનમાં મોકલવા માટે વધુ સારું છે.
મીટિંગનું વ્યાપાર પત્ર
જો સફળ થાય, તો આગલા પગલું બેઠકનું વ્યવસાય પત્ર હશે. આ પ્રકારના બિઝનેસ પત્રો વાટાઘાટોના મધ્યસ્થી તબક્કાઓની સંખ્યાને ઘટાડી શકે છે અને આગામી મીટિંગની સફળતાને અસર કરી શકે છે. રસ ધરાવતી વ્યક્તિને વિગતોની ઉપરની વિગતને નાની વિગતમાં લેવી જોઈએ:
- નિયમો;
- કાર્યસૂચિ
- ચર્ચા માટે સ્પષ્ટ મુદ્દાઓ;
- પ્રક્રિયામાં ઉત્પન્ન થતા બીજા ગૌણ મુદ્દાઓની રેખાકૃતિ;
- માહિતી કાર્યક્રમો તૈયાર કરો, જે બેઠક માટે બીજી બાજુ વાંચવા માટે સલાહભર્યું છે.
આવા બુદ્ધિગમ્ય વ્યવસાય પત્ર ગેરસમજણો, અંતર, અન્ય અપ્રિય ક્ષણો કે વાટાઘાટોના પરિણામ પર અસર કરી શકે છે ટાળવા માટે મદદ કરશે. વાટાઘાટોના પરિણામોના આધારે, બીજો એક બિઝનેસ પત્ર મીટિંગ વિશે લખવામાં આવ્યો છે - પરંતુ પહેલાથી જ પ્રાપ્ત પરિણામો પર અહેવાલના સ્વરૂપમાં. તે એ જ હેતુની સેવા આપે છે: ખાતરી કરવા માટે કે ભાગીદારો યોગ્ય રીતે સમજૂતીઓનું અર્થઘટન કરે છે. બીજી પાર્ટીને મીટિંગની મિનિટોની પુષ્ટિ કરવા અથવા એક દિવસ માટે, નિયમ તરીકે, સુધારા કરવા માટે આમંત્રિત કરવામાં આવે છે.
અન્ય પ્રકારના બિઝનેસ પત્રવ્યવહાર
પહેલેથી જ સ્થાપિત થયેલા સંબંધો સાથે, મોટેભાગે, આ પ્રકારના બિઝનેસ લેટર્સ, જેમ કે બિઝનેસ લેટર-વિનંતી અને, તે મુજબ, પત્ર-પ્રતિભાવ. વ્યવસ્થામાં કોઈ ફેરફાર અથવા જ્યારે વધારાના માહિતીની જરૂર હોય ત્યારે, એક કંપની બીજી વિનંતિ પત્ર મોકલે છે.
હાલનાં કારોબાર સંબંધો જાળવી રાખવા અથવા નવા સ્થાપિત કરવા માટે, વ્યવસાય પત્ર-આમંત્રણ અને બિઝનેસ એડવર્ટાઇઝિંગ લેટર જેવા બિઝનેસ અક્ષરોને પ્રદાન કરવામાં આવે છે. પેઢી કોન્ફરન્સ, પ્રદર્શન, સેમિનાર અને તેથી વધુનું આયોજન કરી શકે છે - અને મેનેજમેન્ટના વ્યક્તિ અથવા સંપૂર્ણ ટીમમાં વાસ્તવિક અને સંભવિત ભાગીદારોને આમંત્રિત કરે છે. વેચાણ પત્ર મોકલવા માટે તે સસ્તા હશે, પરંતુ તેમાંથી વળતર ઘણું ઓછું છે.
કાઉન્ટરપાર્ટી દ્વારા અથવા અન્ય સહકારની વિનંતીની પરિપૂર્ણતાના પ્રતિભાવમાં વ્યાપાર રીતભાતમાં કૃતજ્ઞતાના પત્રનો સમાવેશ થાય છે.
કેટલાક પ્રકારની વ્યાપાર પત્રવ્યવહાર લખવા માટે વધુ મુશ્કેલ હોઈ શકે છે. આ છે:
- ઇન્કાર ના બિઝનેસ પત્ર;
- માફી સાથે બિઝનેસ પત્ર;
- બિઝનેસ પત્ર-દાવો;
- વ્યવસાય પત્ર-વિનંતી.
આ દસ્તાવેજોમાં, ઉદાર અને માનયોગ્ય સ્વર જાળવવા માટે ખાસ કરીને મહત્વનું છે. વિનંતીના પત્ર માટે, તે પછી, વ્યવસાય નૈતિકતાના નિયમો અનુસાર, તે કિસ્સામાં પણ એવી માગણી કરવામાં આવે છે જ્યારે જીવનમાં માગ હશે
વ્યવસાય પત્રવ્યવહારમાં શું જોવાનું છે:
- કોઈપણ વ્યવસાય પત્ર માટે એક મહત્વપૂર્ણ ક્ષણ ચોક્કસ વ્યક્તિની અપીલ છે, સંપૂર્ણ નામ, પોઝિશન, કંપનીનું નામ સાચું જોડણી સાથે;
- તમે ઇલેક્ટ્રોનિક વ્યવસાય પત્ર અથવા કાગળ એક લખો કે નહીં તે ધ્યાનમાં લીધા વગર - તે તમામ જરૂરી બાબતો સાથે કંપનીના લેટેરહાથ પર હોવું જોઈએ;
- નીતિશાસ્ત્ર, ચોકસાઈ અને આદર - બિઝનેસ લેટર્સ માટેનો ફક્ત સ્વીકાર્ય સ્વર.
- પત્ર ડ્રાય, બિઝનેસ જેવી શૈલીમાં જાળવી રાખવો જોઈએ - સામાન્ય ભાષણથી લાગણીશીલ વળાંક દૂર કરવાનું સારું છે.
આ નજારોમાં ધ્યાનમાં રાખીને લખેલા વ્યવસાય પત્ર, તમારા પ્રેષકનો સારી છાપ કરશે. અને બિઝનેસ વિશ્વમાં, આ અધિકાર દરવાજા ખોલવા મદદ કરશે